Sluttrapport "Samhandling og prosessledelse"

Ragnhild Kvålshaugen, Anna Swärd, Handelshøyskolen Bi, Ragnhild Kvålshaugen, Anna Swärd, Ragnhild Kvålshaugen, Anna Swärd
2018 unpublished
Handelshøyskolen BI N-0442 Oslo Phone +47 4641 0000 www.bi.no Trykket av Skipnes Kommunikasjon AS Det må ikke kopieres fra denne rapporten i strid med åndsverksloven og gjeldende avtaler og bestemmelser. Sluttrapport «Samhandling og prosessledelse» Ragnhild Kvålshaugen og Anna R.S. Swärd, Handelshøyskolen BI, Senter for byggenaeringen II Forord Denne studien er en av de første som gjøres i verden knyttet til å bruke Relasjonell Koordinering som verktøy for å måle samhandlingskvalitet i
more » ... kvalitet i interorganisatoriske prosjekter. Dette er prosjekter som involverer mange aktører fra ulike virksomheter. Vi vil derfor rette stor takk til BAE-programmet i Prosjekt Norge som gjorde det mulig rent økonomisk å gjennomføre denne forskningsprosjektet. Vi vil rette stor takk til Hege Folkestad og Anne Brit Moen som åpnet dørene for oss i Statens vegvesen, region Øst (SVRØ) og ga oss tilgang til å forske på Bagn-Bjørgo prosjektet. Videre vil vi takke for utmerket samarbeid med SVRØ E16 Bagn-Bjørgo v/Andreas Rønningen og Lage Bakken og prosjektledelsen hos Skanska v/Bjarte Naess. Videre stor takk til alle medarbeidere i prosjektet som velvillig har latt seg intervjue og svart på spørreundersøkelsene. Dialogene vi har hatt har vaert kjennetegnet av innsikt, åpenhet, ønske om å skape et bra prosjekt og evne til å reflektere over egen praksis. Vi var også heldige med å ha med oss to fremragende masterstudenter på BI i prosjektet, Runa Thrap-Meyer og Taran Enger-Mår. Deres bidrag har vaert uvurderlig og avgjørende for den forskningen vi har gjort. Tilslutt stor takk til Lena Bygballe, leder for Senter for byggenaeringen som har gitt tilbakemelding på forskningsrapporten. III Sammendrag Konfliktnivået i anleggsprosjekter er et stadig tilbakevendende tema i den offentlige debatten. Debatten handler ofte om kontraktsformer, tildelingskriterier og ikke minst kvaliteten på samhandlingen mellom aktørene i disse interorganisatoriske prosjektene. Tidligere forskning har vist at utvikling av tillit og gode relasjoner er spesielt viktig for å unngå konflikter. I studien som presenteres her, utdyper vi dette. Studien er gjennomført som en case-studie av E16 Bagn-Bjørgo. Her har vi gjort intervjuer, spørreundersøkelser, dokumentanalyser og observasjoner i møter for å undersøke:  Betingelsene for at gode intensjoner fra Samhandlingsfasen (SHF) 1 tas med inn i prosjektgjennomføringen  Om måling av samhandlingskvalitet underveis i prosjektet bidrar til å sette mer fokus på samhandlingskvalitet og relasjoner i prosjektgjennomføringen  Identifikasjon av former for kontroll som bidrar til å utvikle og opprettholde tillit i relasjonene Vi finner at kvaliteten på gjennomføringen av SHF er viktig for å gi prosjektet en god start. Her utvikles det tillit mellom aktørene ved at man viser kompetanse og velvillighet. Videre ved temasamlinger skaper man felles oppgaveforståelse og i tillegg defineres strukturer og regler for samhandling som synliggjøres gjennom samhandlingsplakaten. Det er viktig å merke seg at tilliten som utvikler seg i SSHF er midlertidig. Hvis den skal styrkes og opprettholdes, så har vi identifisert problemløsningorientert atferd og ledelse som spesielt kritiske faktorer. Problemløsning handler om å finne gode løsninger på uforutsette forhold som oppstår underveis i prosjektet. Det å ha kompetente medarbeidere hos både byggherre og entreprenør er avgjørende. Samarbeid innad i ledelsen er viktig, men det er også viktig å myndiggjøre folkene som faktisk utfører de konkrete arbeidsoppgavene slik at de sammen finner gode løsninger. Å skape et felles lederteam for prosjektet hvor man samarbeider på tvers av organisasjonene er viktig. Det er viktig at ledere framsnakker de andre partene. Dette har en smitteeffekt nedover i organisasjonene. Kontroll er en nødvendig del av anleggsprosjekter for å sørge for at det man bygger faktisk er i henhold til de standarder som er satt. Måten å gjøre kontroll på har imidlertid stor betydning for utvikling og bibehold av tillitsrelasjoner. Vi identifiserer tre praksiser for kontroll som bidrar til bygge og opprettholde tillitsfulle relasjoner; informerende praksis, problemløsende praksis og proaktiv praksis. 1 Før hvert prosjekt starter, krever SVV en obligatorisk samhandlingsfase. IV Abstract The level of conflict in infrastructure projects is a recurring theme in the public debate in Norway. The types of contracts, selection criteria and, not least, the quality of the interaction between the partner in these interorganizational projects are identified as the main causes for why conflicts arise in infrastructure projects. Earlier research has shown that development of trust and high-quality relationsships are particularly important in order to avoid conflicts. In this study we explore the premises for trust and high-quality relationships in infrastructure projects. This is studied through a case study of the infrastructure project E16 Bagn-Bjørgo. Data are collected through interviews, surveys, document analysis and observations in meetings. The following research questions have been in focus:  What are the conditions for collaborative interaction phase (CIP) 2 to function as a catalyst for productive collaboration in project execution?  To what extent do measurement of collaborative quality during project execution contribute to improving interorganizational collaboration in infrastructure projects?  Which forms of control can contribute to develop and maintain trusting relationships among the parties in the project? We find that a successful CIP is important in order to give the infrastructure project a good start. Trust between the partners starts to develop if they show that they are competent and benevolent. By including discussions among the disciplines across the involved organizations, one creates a common understanding of the tasks that are to be conducted. Further, the CIP contributes to define the structures and rules of conduct in the project through the interaction poster they develop. It is important to note that the trust that develops during the CIP is swift. To be strengthened and sustained in the project work, problem-solving behavior when unexpected incidents happen and how the leadership functions in the daily work are identified as imperative. Problem-solving behavior is about finding good solutions to unforeseen circumstances that occur along the way in the project. Having competent employees in at both the owner and the contractor organizations is crucial. Cooperation within the cross-organizational management is important, as well asd the abilitityes to empower the employees who actually perform the specific tasks to come with solutions. This requires that a joint management team across the particparting organizations is created. The managers representing different organization gain a lot from talking positively about each other. This has a contagious effect on the rest of the people in the project. It develops a positive attitude towards the people you are collaborating with. Control is a necessary part of infrastructure projects in order to ensure that the infrastructure is built according to the defined standards. The way control is performed, however, has great importance for the development and maintenance of trusting relationships. We have identified three control practices that contribute to build and maintain trusting relationships among the partners in the project; informative practices, problem solving practices, and proactive practices. 2 Before every proejct starts, NPRA requires an obligatory collaborative interaction phase.
fatcat:5ahbpfyomfbpnawdsf6pjfybgm