ESTUDO DE CASO: A INFLUÊNCIA DA GESTÃO DE PORTFÓLIO NA ALOCAÇÃO DE RECURSOS EM UMA ORGANIZAÇÃO PÚBLICA DE TI

Kerley De Lourdes, Silva Pires, Belo Horizonte -Mg
2014 unpublished
Dedico este trabalho ao meu marido, pelo amor, pela compreensão e pelo incentivo, os quais foram fundamentais ao longo do curso de mestrado. AGRADECIMENTOS Agradeço a um conjunto de pessoas muito especiais, que contribuíram significantemente para minha formação pessoal, acadêmica e profissional e que fazem com que eu me sinta uma pessoa muito privilegiada, com uma sorte fora do comum. Agradeço meu orientador, professor Jorge, e à minha coorientadora, professora Cristiana, por todo incentivo e
more » ... todo incentivo e contribuições enriquecedoras. Aos professores das disciplinas cursadas e àqueles que participaram da banca de qualificação, pelo compartilhamento de conhecimento. A Giordani, Gláucia, Gustavo, Guedes, José Maria e João, por terem permitido que eu me envolvesse cada vez mais com o mundo da gestão de projetos e afins, e por terem me proporcionado grandes desafios e oportunidades. amigos e colegas com quem compartilhei experiências profissionais enriquecedoras, além da amizade e momentos muito agradáveis. Agradeço aos meus pais e familiares, pelo carinho de uma vida inteira, e aos amigos que sempre me incentivaram, em especial Marlene, Luiz A., A todos os profissionais que participaram ativamente e colaboraram com esta pesquisa, por meio do questionário, das entrevistas, revisões, contribuições e dicas, o meu muito obrigada. RESUMO As organizações públicas se esforçam, cada vez mais, no sentido de aumentarem sua eficiência e qualidade, para oferecerem melhores serviços para os cidadãos. A utilização, por parte dessas empresas, de práticas essencialmente desenvolvidas para organizações privadas, tem demonstrado esta preocupação. Para cumprimento de sua missão, as organizações apostam na definição clara de sua estratégia; entretanto, tão importante quanto defini-la é executá-la, e esse trabalho comumente é realizado por meio de projetos. Os projetos necessitam de alocação de parte significativa dos recursos da organização, que, em geral, são escassos. Segundo alguns autores, o gerenciamento de portfólio é um meio de proporcionar maior alinhamento entre a estratégia e os projetos, realizando a alocação de recursos, conforme a direção pretendida pela organização. Assim, a questão que orientou este estudo foi "Como , o gerenciamento de portfólio influencia na alocação dos recursos em projetos?". Dessa maneira, o objetivo geral da pesquisa foi descrever e analisar como o gerenciamento de portfólio influencia na alocação de recursos em projetos em uma organização pública de grande porte, do setor de tecnologia da informação. A descrição dessa influência ocorreu a partir da percepção dos Escritórios de Projetos da empresa. A metodologia contemplou um estudo de caso único, viabilizado por uma pesquisa descritiva com abordagem qualitativa. A coleta de dados envolveu análise documental, aplicação de questionário e realização de entrevistas. Com relação aos resultados, foram identificados os principais fatores que influenciam a gestão de portfólio e a alocação de recursos, e como eles exercem essa influência. Os fatores percebidos estão relacionados à definição explícita da estratégia, critérios de priorização, revisão periódica de portfólio, ferramentas, visibilidade do pool de recursos, patrocínio, pessoas e estrutura organizacional. Para cada fator, foi relatado se seu impacto foi positivo ou negativo, uma vez que, pelo porte da organização, há situações oportunas em alguns setores que, por não existirem em outros, tornam-se desfavoráveis. A principal contribuição do trabalho foi no sentido de demonstrar, empiricamente, os impactos do nível variável de rigor para realização de atividades relacionadas à gestão de portfólio nos âmbitos estratégico, tático e operacional. Os fatores e os impactos contaram com o suporte da teoria nas situações oportunas e desfavoráveis, servindo como meio para reforçar a importância do tema. PALAVRAS-CHAVE: Gestão de Portfólio. Alocação de Recursos em Projetos. Escritório de Projetos. ABSTRACT Public organizations are striving to increase their efficiency and quality to offer better services to their citizens. The use of some practices primarily developed for private organizations, by public organizations, has shown that this is growing concern. To fulfill their mission, organizations are betting in a clear definition of their strategy; however, as important as its definition, is the execution, and such work is commonly done through projects. These projects require the allocation of significant amounts of resources from the organization, which are generally scarce. According to some authors, portfolio management is a mean to provide alignment between strategy and projects, providing resource allocation according to the desired direction of the organization. So the question that guided this study was "How does the portfolio management influences the allocation of resources in projects?". Thus, the overall objective of the research was to describe and analyze how the portfolio management influences the allocation of resources to projects in a large public organization, from the information technology sector. This analysis was made based on the perception of the Project Offices, and obtained through a methodology that contemplated a single case study, made possible by a descriptive qualitative research. Data collection involved document analysis, a questionnaire and interviews. Regarding the results, the main factors influencing the portfolio management and resource allocation were identified, and also how they exert this influence. The perceived factors are related to explicit strategy definition, prioritization criteria, periodic portfolio review, tools, visibility of the resource pool, sponsorship, people and organizational structure. For each factor, it was reported if its impact is positive or negative, considering that due the size of the organization, different sectors have different situations in regards to portfolio management, some more favorable than others. The main contribution of this work was to show, empirically, the impact of variable levels of rigor to do activities related to portfolio management, at the strategic, tactical and operational levels. The factors and impacts relied on the support of the theory in timely and unfavorable situations, serving as a means to reinforce the importance of the topic.
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