Propuesta metodológica para la integración de un sistema de gestión documental basado en la ley general de archivo y las normas técnicas colombianas NTC-ISO 9001: 2015; NTC-ISO 30300 Y NTC ISO 30301

José Octavio Moreno-Orjuela, Martha Lucia Ayala-Mora
2017 Colombia Forense  
Propósito: La gestión documental representa para las organizaciones la oportunidad de hacer más eficientes sus procesos y procedimientos porque ayuda a eliminar la información redundante, a cumplir con la legislación, a asegurar la memoria corporativa, a incrementar el rendimiento de las tecnologías de la información y a optimizar los tiempos de respuesta. Esta investigación surge ante la necesidad que tienen las organizaciones de aplicar la gestión documental en forma integrada entre los
more » ... ada entre los requisitos exigidos en la Ley General de Archivos y la norma técnica NTC-ISO 9001:2015 sobre gestión de la calidad, con el apoyo de otros referentes específicos que facilitan la gestión documental, como las normas técnicas NTC-ISO 30300 e NTC-ISO 30301, manteniendo las directrices respecto a la política de gestión documental establecidas en la norma técnica internacional ISO 15489:2016. Descriptivo: se realiza un estudio con enfoque mixto con preponderancia cualitativa para establecer el nivel de madurez de la documentación en la organización en los procesos misionales y de apoyo del Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses Colombia, utilizando una herramienta diagnóstico, que permite determinar el estado de implementación de la norma técnica NTC-ISO 9001:2015. Así mismo se aplica otra herramienta diagnóstico que arroja de manera integral el estado del archivo según lo establece la Ley General de Archivo. Enfoque: llama la atención que el 40% de la organización tiene identificada la documentación y el 60% no cuenta con formatos estandarizados. Conclusiones: implementar el sistema de gestión documental articulado con la gestión de la calidad y la ley general de archivo, garantiza la mejora en la productividad de los procesos, acceso rápido a la información, cumplimiento de las normas y ley, entre otros beneficios.
doi:10.16925/cf.v4i2.2245 fatcat:tekah67wqjbazi2i4bxshsdubu